Торговля заказными товарами в 1С:Управление торговлей 11.5

Торговля заказными товарами в 1С:Управление торговлей 11.5

Содержание статьи:

• Постановка задачи
• Предварительные настройки в программе
• Оформление соглашения с поставщиком
• Работа с заказами покупателей
• Оформление заказов поставщикам
• Корректировка заказа покупателя в части сроков поставки

Постановка задачи

Торговая компания занимается продажей запасных частей и комплектующих к специализированной технике и оборудованию. Продаваемую номенклатуру можно условно разделить на две категории:

товары постоянного спроса – позиции номенклатуры, на которые имеется постоянный спрос, поэтому, как правило, эти товары имеются на складе постоянно и не требуют отдельного заказа (в рамках статьи обеспечение закупок таких товаров не разбирается)

заказные позиции – дорогостоящие или редко продаваемые позиции, закупка которых производится только по заказам клиентов.

Требуется организовать процесс поставки заказных позиций товаров и обеспечение отгрузки товаров заказчикам по мере их поступления от поставщиков.

Предварительные настройки в программе

В нашем примере поставкой заказных позиций будет заниматься один поставщик - "Основной поставщик".

Т.к. заказы поставщику пользователи будут оформлять регулярно, то целесообразно сделать этот процесс максимально удобным. При правильной предварительной настройке данные заказа будут заполняться заранее известными значениями (налогоообложение, цены, сроки поставки, организация доставки, порядок оплаты и т.п.), что сделает работу менеджера удобной и максимально эффективной.

Организовать это можно с использованием специальных шаблонов, описывающих взаимодействие нашей компании с поставщиками, в программе такие шаблоны называются "Соглашения с поставщиками".

Оформление соглашения с поставщиком

Список соглашений с поставщиками находится в разделе Закупки – НСИ закупок – Соглашения с поставщиками. Также список соглашений с конкретным поставщиком доступен из карточки поставщика по ссылке Соглашения с поставщиком.

Создадим новое соглашение с Основным поставщиком.

На основной закладке соглашения определим параметры соглашения:

• номер и дата – указываются, если стороны ведут регистрацию соглашений и эта информация важна для взаимодействия с поставщиком, например, при обращении к поставщику для идентификации нашей организации как клиента требуется указание номера договора, код клиента и т.п., эти данные можно указать как номер соглашения
• название (как оно будет отображаться в программе) – понятное для работающих в программе менеджеров название соглашения (обязательное поле)
• статус (Не согласовано / Действует / Закрыто) – позволяет дополнительно отслеживать состояние соглашения, выбор в текущих документах доступен только по соглашению со стасусом «Действует» (обязательное поле)
• период действия – если у соглашения есть ограничения по времени, их можно указать в соответствующих полях, тогда программа сможет проверять актуальность соглашений по сроку действия.

Рис.1. Основные данные соглашения о закупках

На закладке Условия закупок:

• Условия оплаты – определяет способ взаиморасчетов с поставщиком в рамках соглашения, а также порядок оплаты за заказанные товары. Если выбрана опция «Требуется указание договора, порядок оплаты определяется в договоре», то при оформлении заказа поставщику в обязательном порядке требуется указать договор, в рамках которого оформляется заказ. В этом случае способ определения задолженности и порядок оплаты указываются в соответствующем договоре. В случае если выбрана опция «Договоры не используются», следует дополнительно уточнить порядок взаиморасчетов по соглашению:
  • По заказам – отслеживаются взаиморасчеты по каждому заказу отдельно
  • Аванс по заказам, долг по накладным – предоплаты привязываются к заказам и в дальнейшем зачитываются в счет поставок, задолженность за поставленные товары без предоплаты или с частичной предоплатой разделяется по накладным
  • По расчетным документам – задолженность или аванс определяется по каждому документу отгрузки / оплаты и не привязана к заказам.
• способ и график оплаты (гиперссылка) – здесь можно способы оплаты (наличная / безналичная и т.п.), порядок и сроки оплаты, в т.ч. многоэтапные оплаты.
• Условия закупки – срок покупки (оформления факта отгрузки со стороны поставщика) в днях от даты заказа, срок доставки – дополнительное количество дней после отгрузки до фактического поступления товара на наш склад
• Минимальная сумма заказа – дополнительное ограничение, устанавливаемое поставщиком (или нашей организацией) для предотвращения заказа малых партий (если не указана, возможен заказ на любую сумму)
• Цена включает НДС – порядок указания сумм НДС в заказах (с НДС или без НДС). Целесообразно установить значение так, чтобы удобно было контролировать и заполнять цены и суммы закупки у этого поставщика (с НДС или без НДС – как удобно).
• Вид цен поставщика – название колонки прайс-листа поставщика для автоматической подстановки цен в заказы (если данные прайс-листа введены в программу). Вид цен выбирается в соответствии с флагом «Цена включает НДС» - отображаются только те виды цен, для которых флаг НДС указан так же.
• Запретить закупку по ценам выше указанных в соглашении – позволяет ограничить верхнюю границу закупочных цен
• Регистрировать цены поставщика автоматически (по умолчанию) – при включении флага менеджеру не потребуется вводить дополнительный документ установки цен, данные о ценах будут зарегистрированы автоматически при оформлении документов закупки.

Рис.2 Условия закупок в соглашении

На закладке «Прочие условия» можно указать статью движения денежных средств (если в программе включена соответствующая настройка).

Работа с заказами покупателей

Заказ клиента при продаже заказных позиций выступает основным инструментом организации процесса продажи. В начале работы с заказом происходит:

• фиксация потребностей клиента по перечню заказываемых товаров,
• определяется количество заказываемых позиций,
• формируется ценовое предложение (с учетом действующих скидок, если они предусмотрены условиями продаж),
• определяется порядок оплаты.

После согласования общих параметров заказа менеджер приступает к работе над обеспечением заказа нужными товарами. Для этого для поставляемых позиций (потребность в которых подтверждена покупателем) в графе Действия следует установить статус "К обеспечению". Статус можно установить как для отдельных позиций, так и для выбранных (или всех) строк заказа (меню и Обеспечение над таблицей товаров). В этом случае рядом с колонкой "Количество" в колонке "Доступно" будет отображено доступное к отгрузке количество товара на складе.

Под "доступным" подразумевается остаток товара, фактически находящегося на складе за вычетом количества, которое зарезервировано для отгрузки во всех оформленных заказах. Доступное к отгрузке количество часто называют "свободный остаток" (т.е. имеющийся в наличии и не зарезервированный к отгрузке).

Рис.3 Доступный остаток в заказе

В зависимости от условий отгрузки товары в наличии могут быть отгружены сразу (установить статус "Отгрузить"), либо зарезервированы для последующей отгрузки (установить статус "Резервировать"). Остальные позиции, которые остались в статусе "К обеспечению" можно включить в заказы поставщикам (для позиций, закупаемы под заказ) или резервировать по мере поступления (для позиций постоянного спроса, если в настоящий момент их на складе не оказалось).

Оформление заказов поставщикам

Для закупки товаров, приобретаемых под заказ для клиентов, используется команда «Формирование заказов по потребностям» (раздел Закупки – Заказы поставщикам – Создать – По потребностям...).

Окно формирования заказов по потребностям является универсальным окном для решения различных задач закупок – как для поддержания требуемого остатка на складе, так и для обеспечение заказов клиентов.

В этом материале рассмотрим только поставку заказных позиций. Для этого необходимо открыть вкладку "Обеспечение заказов на отгрузку". В таблице отображаются товарные позиции, ожидающие обеспечение с указанием заказа, требуемого количества и желаемой даты отгрузки, указанной в заказе.

Менеджер выбирает нужные позиции для заказа у определенного поставщика, проставляет отметки выбранных строк, продолжает до тех пор, пока не отработает все позиции, которые требуется заказать. В таблице отображается оперативная информация об обеспечении – сколько требуется, сколько уже обеспечено (заказано), сколько следует включить в заказ. При необходимости количество к заказу может быть скорректировано (например, если нет возможности заказать все необходимое количество).

Рис.4. Формирование заказов поставщикам для заказных товаров

По команде «Далее» производится формирование заказов поставщикам для всех отмеченных к заказу позиций и сформированные заказы отображаются в списке документов/

Рис.5. Заказы поставщикам, сформированные для заказных позиций

Если для поставщика в программе имеется действующее соглашение о закупках, а также установлены закупочные цены на заказываемые товары, документ будет заполнен необходимыми данными, менеджеру останется только проверить и подтвердить сроки поставки, номер и дату заказа, присвоенные поставщиком (при необходимости).

Если данных недостаточно и документ заполнен не до конца, то будет выдано соответствующее предупреждение и менеджеру потребуется дополнить документ недостающими данными. В нашем примере для контрагента "Другой поставщик" не было введено никаких данных о соглашении, ценах условиях поставки и оплаты, поэтому заказ был заполнен только товарными позициями и количеством, но остальные данные следует заполнить вручную после их согласования с поставщиком.

Корректировка заказа покупателя в части сроков поставки

После оформления заказов поставщикам становятся известны предполагаемые сроки поставки нам заказных позиций. Следует проверить и при необходимости скорректировать сроки отгрузки этих товаров клиентам.

В заказе клиента под списком товаров нажать на гиперссылку в правой нижней части страницы, будет открыта таблица с информацией о состоянии обеспечения позиций заказа.

Рис.6. Проверка сроков поставки и отгрузки для заказных позиций

В таблице можно проверить условия поставки заказанных позиций и при необходимости в заказе скорректировать планируемые сроки отгрузки клиенту. Выявленные несоответствия сроков отмечаются красным цветом, там же присутствует информация о заказе позиций у поставщика (колонка Заказ на поступление).

Рис.7. Сроки отгрузки клиенту скорректированы

Если в рамках заказа предусмотрена частичная отгрузка товаров, то дату отгрузки можно указать раздельно для разных позиций. Для этого необходимо снять флаг «Отгружать одной датой» и поправить даты отгрузки для заказных позиций.

Дальнейшая работа с заказом позволит отгружать заказ по частям по мере поступления товара. Состояние заказа и сроки выполнения можно отслеживать непосредственно в списке заказов:

Рис.8. Состояние заказов и сроки выполнения